Tietosuojaseloste

SAJL TIETOSUOJASELOSTE

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, kuinka SAJL kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen, verkkosivujen ja kilpailutoiminnan toteuttamisen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon Liitto ry
Pasilan puistotie 8
00240 Helsinki

Yhteyshenkilö: (office@sajl.fi)

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään SAJL:n jäsenien ja sen entisten jäsenien, SAJL:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, SAJL luottamushenkilöiden ja SAJL:n toimintaan osallistuvien ja ala-ikäisten huoltajien henkilötietoja. (”Rekisteröity”)

3. Henkilötietojen käsittelyn perusteja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai jäsen/osallistumisen/asiakassuhteen perusteella.

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Jäsenten, osallistumisen tai asiakassuhteen rekisteröinti
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen (mm. pelaajaluettelot, ottelupöytäkirjat, pelaajasiirrot)
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Kilpailutoiminnasta uutisointi
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Viestintä (sähköinen ja paperinen)
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
  • Lajimarkkinointi

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

  • Rekisteröidyn perustiedot, kuten:
    • nimitiedot
    • sukupuoli
    • syntymäaika
    • kansallisuus
    • syntymämaa
    • syntymäkaupunki
    • yhteystiedot
      • osoitetiedot
      • puhelinnumero
      • sähköpostiosoite
    • asiointikieli
    • muut jäsenen demografiatiedot
  • Rekisteröitymistiedot, kuten:
    • käyttäjätunnus
    • salasana
    • muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Henkilön kuva
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Suhdetta koskevat tiedot, kuten:
    • laskutus- ja maksutiedot
    • tuote- ja tilaustiedot
    • asiakaspalautteet ja yhteydenotot
    • peruutustiedot
  • Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten:
    • selailu- ja hakutiedot ja tunnistautumistiedot
    • tiedot palveluiden käytöstä
  • Rekisteröintitiedot, kuten:
    • Rekisteröintihistoria (esim. pelaajasiirrot)
    • Mahdolliset henkilötodistukset, pelaaja- ja siirtosopimukset, oleskeluluvat
    • Kansainvälisiin siirtoihin vaadittavat dokumentit
  • Ottelutilastot, kuten:
    • Ottelut
    • Pistesuoritukset
    • Heitot, juoksut, kiinniotot, potkut, palautukset
    • Edetyt jaardit
    • Taklaukset, avustukset ja säkitykset
    • Kentältäpoistot
    • Pelikiellot
    • Muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
  • Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
  • Nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut
  • Järjestelmän käyttötiedot ja -tilastot
  • Tapahtumien osallistumistiedot
  • Seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Henkilöltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • Rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin tai tilastoitsijan) syöttäminä
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Kansainvälisen jalkapalloliiton (IFAF) sekä tämän alaisten jäsenliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

6. Tietojen säilyttämisaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö, Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan tai kilpailusäännöt edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

7. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän työntekijöiden lisäksi vapaaehtoistehtävissä lajiliitossa toimivat.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys siirtää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 9 esitellyissä tapauksissa.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
  • Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.
  • Voimme luovuttaa tietoja kansainvälisen liiton (IFAF) sekä tämän alaisten jäsenliittojen rekistereihin
  • Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon Liiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterissä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

11. Evästeet ja selailun seuranta

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon Liiton ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

12. Mobiilisovellusten yksityisyydensuojaehdot

Mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.

13. Sijaintitiedot

Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten alueellisten sisältöjen tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi, edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai mikäli sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.

Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Tietojen poistaminen voi vaikuttaa henkilön oikeuteen osallistua toimintaan.

15. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

16. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen office@sajl.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon Liitto ry

Pasilan puistotie 8, 00240 Helsinki

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

18. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.3.2018.